Planifica los horarios de tu personal en solo 5 pasos
Organizar los turnos de todos tus empleados no es tarea fácil, ya que hay que tener en cuenta millones de cosas y siempre puede haber imprevistos de última hora. Te ayudamos a agilizar el proceso con estos cinco sencillos pasos.
Requisitos para crear un buen cuadrante de turnos
1. Disponer de un software que te ayude a planificar los horarios laborales de tu plantilla es indispensable si quieres ahorrar recursos y muchas horas de trabajo. Estas herramientas digitales te ayudan a acceder a la información que necesitas, a procesar datos y a añadir, eliminar y cambiar turnos fácilmente.
2. Los turnos de los empleados deben estar adaptados a la realidad de cada restaurante. Ten en cuenta qué horas son las de mayor afluencia y organiza a tu personal de forma que puedas sacar el máximo provecho de su rendimiento.
Paso 1: preparación
Antes de empezar a organizar tu cuadrante de turnos, ten en cuenta lo siguiente:
- Clasifica y agrupa a tus empleados en función de su puesto y sus habilidades.
- Planifica el personal que crees que necesitarás en función de factores como el clima, los comensales que esperas y la rotación de los empleados. Esto te puede llevar un tiempo, ya que tendrás que consultar datos históricos. También tendrás que asegurarte de que sabes qué empleados están disponibles.
Paso 2: crea el horario de los trabajadores fijos (a tiempo completo y parcial)
El segundo paso es definir bien la demanda de personal fijo. Deberás tener claro en qué zonas necesitas personal y hacer una planificación de los horarios en función de la demanda real. Por supuesto, hacer estimaciones de los trabajadores que necesitarás en momentos especiales o temporadas específicas es una muy buena idea. Por ejemplo, ¿sabrías calcular cuántos empleados necesitarás en verano o en Nochevieja? Por otro lado, también deberías asegurarte de que los horarios cumplen con la normativa laboral y demás aspectos legales, como, por ejemplo, que haya contemplados descansos en las jornadas de más de 6 horas o que haya al menos 12 horas entre turno y turno.
Con el gestor de turnos de SIDES, puedes organizar horarios para cada día y prever el número de empleados que necesitarás para cada momento. Del mismo modo, también puedes definir periodos de tiempo específicos y consultar datos históricos del año anterior, como ventas, tiempos de espera, clima y otros datos importantes que te puedan ayudar a coordinar mejor a tu personal.
Paso 3: piensa si necesitas ayuda extra
Una vez sepas la disponibilidad de tus trabajadores fijos, tendrás que ver si necesitas ayuda extra en forma de trabajadores temporales o de alguna agencia. Recuerda que la sobrecarga de trabajo hará que tus empleados estén menos contentos y ofrezcan un peor servicio. Además, también deberías tener siempre una lista con personal que pueda hacer guardias puntuales o acudir al restaurante en momentos de muchísimo trabajo o si se produce algún imprevisto.
Con el módulo de gestión de personal de SIDES puedes planificar todos los turnos de la semana y enviárselos a tus trabajadores para que sepan cuándo trabajan. Además, también puedes guardar los datos de tus empleados, incluido el sueldo que perciben, y tener toda esa información disponible para cuando la necesites.
Paso 4: identifica problemas
También es importante identificar los posibles problemas que se puedan presentar y saber cómo solucionarlos. ¿Hay más empleados de los que necesitas? ¿Qué flexibilidad tienes ante imprevistos como, por ejemplo, enfermedades o cambios en el clima? Si es necesario, en este punto hay que volver al paso 2 para hacer los ajustes pertinentes.
Como posibles soluciones, consulta si algún miembro del personal fijo ha hecho menos horas de las habituales ese mes o si alguien puede cambiar su turno sin tener que hacer muchas modificaciones en el horario.
Paso 5: analiza y aplica los cambios necesarios
Antes de crear el horario para las siguientes semanas, es muy importante que analices cómo han ido los turnos anteriores. Lo mejor que puedes hacer es evaluar si ha habido discrepancias entre lo que estaba previsto que pasaría y lo que realmente pasó. Como consejo, al final de cada día podrías dejar un breve comentario sobre cómo se ha desarrollado la jornada.
Por ejemplo: estaba previsto que la facturación ascendiera a 2.500 euros, pero hoy ha habido mucho más trabajo del previsto, sobre todo entre las 12:00 y las 15:00. Durante estas horas, hubo una clara falta de personal y todos los empleados estaban desbordados, por lo que todos tuvieron que trabajar un poco más de lo previsto. Una de las razones podría ser que hizo muy buen tiempo y no estaba previsto.
Conclusiones
Detrás del éxito de cualquier negocio se esconde siempre una organización ejemplar. Coordinar bien los horarios de los empleados es clave para garantizar el buen funcionamiento de un restaurante y hacer que tanto ellos como tus clientes estén satisfechos.
Para conseguir esa organización ejemplar, es importante ser consciente del personal que necesitas en cada momento y saber cuidar de tu equipo. Las herramientas digitales, como el gestor de turnos de SIDES, te pueden ayudar a que la planificación de horarios sea mucho más sencilla.
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