Razones para hacer un inventario en tu restaurante de manera regular
No todas las empresas est谩n obligadas a realizar un inventario. No obstante, los restauradores deben ser conscientes de las ventajas de dicho inventario para su negocio. Normalmente hacen un inventario detallado las empresas m谩s grandes, pero las empresas m谩s peque帽as tambi茅n deben mantener una visi贸n general de sus activos fijos y corrientes de forma regular.
驴Qu茅 es un inventario?
El inventario se conoce en contabilidad como una relaci贸n detallada, ordenada y valorada de todos los activos y deudas de una organizaci贸n. Este inventario generalmente se completa en un momento determinado, normalmente al final del a帽o.
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La lista detallada de todos los activos y pasivos constituye la base cuantitativa m谩s importante para la contabilidad. Pero incluso para las peque帽as empresas que est谩n exentas de la obligaci贸n contable, representa protecci贸n a los acreedores y autocontrol, por lo que sirve como instrumento de control de la contabilidad matem谩tica. As铆, el inventario act煤a como evidencia del inicio de un nuevo ejercicio fiscal para revelar la existencia real de activos y pasivos. Esta es la piedra angular para una correcta contabilidad, que est谩 sujeta a estrictos requisitos.
Elaboraci贸n y aplicaci贸n de un inventario
Una buena preparaci贸n es la clave para realizar un inventario correcto. Para evitar errores, debes involucrar a los empleados. Aclara el prop贸sito de este conteo para tu empresa y qu茅 beneficios se pueden derivar de 茅l. Tambi茅n se pueden evitar imprecisiones en la implementaci贸n, especialmente si todos los involucrados entienden que es necesaria una medici贸n precisa y exacta. Despu茅s, comparte los resultados con tus empleados y diles qu茅 informaci贸n se ha obtenido gracias al trabajo conjunto del equipo durante el inventario.
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Mientras que en el llamado inventario f铆sico se cuentan, miden, pesan o estiman todas las partidas, en el inventario contable todos los valores, deudas, cr茅ditos y dem谩s asuntos financieros se extraen de la propia contabilidad.
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El resultado de este inventario muestra un listado muy detallado. La fecha debe ser comunicada al equipo con antelaci贸n y el trabajo repartido seg煤n el tama帽o de la empresa, los departamentos y 谩reas de responsabilidad. Sobre todo, la responsabilidad debe ser asignada a empleados en los que conf铆es y que no est茅n interesados en manipular el resultado o aceptar铆an caer en la negligencia.
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Para estar realmente preparado para un inventario, se deben preparar listas de verificaci贸n con anticipaci贸n que incluyan todos los consumibles. Lo mejor es que una persona cuente y otra anote estos totales. Redondea hacia arriba y hacia abajo y usa un bol铆grafo en lugar de un l谩piz. Los productos da帽ados deben enumerarse por separado. Divide los locales comerciales en peque帽as zonas para evitar el doble conteo y, si es posible, mant茅n un registro.
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驴Qu茅 empleados deben participar y c贸mo deben organizarse? 驴Se puede mantener el inventario de forma paralela a las operaciones comerciales o el restaurante tiene que estar cerrado por un d铆a? La planificaci贸n es fundamental. Si construyes una buena base de antemano, el proceso de inventario ser谩 mucho m谩s r谩pido.
5 razones para hacer inventario
Para luego crear una evaluaci贸n correcta del inventario, se debe realizar una comparaci贸n con todos los pedidos, los principales proveedores y el volumen de ventas de la propia empresa. En principio, s贸lo se tienen en cuenta los precios netos. Para bienes que ya se han producido, como una sopa precocinada en la c谩mara frigor铆fica, se pueden tomar estimaciones o se pueden calcular los ingredientes exactos.
Una buena visi贸n general
Con base en el an谩lisis comercial y, finalmente, en la cuenta de p茅rdidas y ganancias, las cifras clave de tu restaurante se pueden rastrear al final del mes o del a帽o. Sin embargo, 驴qu茅 seguridad tenemos de que estos valores se corresponden con la realidad? Un inventario detallado es la 煤nica prueba clara de ello. Para convertir este resultado en una buena visi贸n general de la empresa, recomendamos nuestro sistema de caja registradora digital. Junto con nuestro sistema de gesti贸n de mercanc铆as, tendr谩s una visi贸n general completa de tu flujo de stock y los resultados del inventario se pueden comparar f谩cilmente con las cifras de ventas y las cantidades de los pedidos.
Evita el desperdicio de comida
Cualquiera que deje que la comida se eche a perder en su restaurante no solo perjudica econ贸micamente a su empresa. El medio ambiente tambi茅n sufre innecesariamente como resultado de la descomposici贸n de los recursos no utilizados. Para evitar esto, se debe realizar un inventario regular adem谩s del inventario anual. Por ejemplo, un inventario semanal, en el que solo se miden los ingredientes m谩s caros e importantes, muestra una descripci贸n general aproximada de las existencias.
Reducci贸n de costes
Para reducir costes, necesitas saber d贸nde hay discrepancias en tu inventario. Esta es la utilidad del inventario, que te permite comparar las cantidades que deber铆as tener y las que tienes al finalizar un periodo de tiempo determinado. Explicado de otra manera, podr谩s registrar qu茅 cantidad hay de cada elemento, una vez restado lo consumido por los empleados, los productos da帽ados o rotos, para ver cu谩nto de cada art铆culo deber铆a estar realmente en tu inventario.
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Si ves un valor negativo all铆, debes tratar de entender qu茅 ha pasado, porque esto afecta tus costes y reduce las ganancias. As铆 que preg煤ntate: 驴Podr铆a haber ocurrido un robo? 驴No se ha seguido la receta y, como resultado, el coste de los bienes es demasiado alto? 驴No se han ingresado todas las comandas? 驴Coinciden las entregas de mercanc铆as de los mayoristas con las cantidades de los pedidos? Los inventarios regulares evitan esto y crean una visi贸n general transparente de tu flujo de mercanc铆as.
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Identificaci贸n de p茅rdidas
Adem谩s de la comida en mal estado, en otras ocasiones se desperdician alimentos durante su manipulaci贸n, ya sea porque se ha quemado, porque el plato ha venido devuelto, se ha ca铆do o, en el caso del vino, porque se ha roto una botella. Para esto, ambos casos deben juntarse en una lista detallada para que la p茅rdida se pueda convertir en un valor monetario. Todas las mermas deben registrarse antes de realizar el inventario.
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Protecci贸n contra robo
Incluso si tu, como jefe, pondr铆as la mano en el fuego por tus empleados, nunca se puede descartar el robo, especialmente en la industria de la hosteler铆a. Adopta el lema 芦La confianza es buena, pero el control es mejor禄, y por lo tanto, utiliza el inventario para comprobar peri贸dicamente si faltan mercanc铆as. Tambi茅n debes tener en cuenta que, adem谩s de tus propios empleados, la p茅rdida de mercanc铆as tambi茅n puede deberse a los clientes o al equipo de limpieza externo, por ejemplo. En ocasiones, algunas personas se ven tentadas a cometer fraude al tratar en su d铆a a d铆a con efectivo, bienes y mercanc铆as. Debes considerar todas las posibilidades.
Una mejor visi贸n general con la digitalizaci贸n
Cada vez m谩s restauradores miran hacia el pago digital como una forma de tener una visi贸n general r谩pida y f谩cil de sus propios datos con un solo clic. Contempla la posibilidad de comenzar un proceso de digitalizaci贸n si no lo has hecho ya, y simplemente permitir que tus datos se recopilen y resuman autom谩ticamente en un solo sistema. Un software de gesti贸n de mercanc铆a digital te da una visi贸n general y precisa de tu almac茅n y de las mercanc铆as entrantes y salientes. Esto significa que puedes comparar f谩cilmente los datos que ha recopilado del inventario con tus n煤meros objetivo y encontrar r谩pida y efectivamente la causa de los n煤meros incorrectos. Con el sistema SIDES, al comparar digitalmente todas las existencias, puedes ver, por ejemplo, el robo o el desperdicio de bienes. Esto significa que puedes reaccionar en el momento y sus costes se reducir谩n de inmediato.
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